DW* INSIDE vous présente Albert Reynaud, Fondateur de Semana !
— PEUX-TU TE PRÉSENTER ET ME PARLER DE SEMANA EN DEUX MOTS ?
Je m’appelle Albert Reynaud et je suis le cofondateur de Semana.io, une solution de management du personnel dédiée au télétravail. Semana permet aux responsables RH et office managers de définir leur politique de télétravail (nombre de jours au bureau, fréquence de contact des équipes, capacité, etc) pour ainsi simplifier la gestion des plannings de présence des collaborateurs et d’allocation des espaces.
À mesure que la pratique du télétravail se généralise, les entreprises doivent s’adapter à une force de travail de plus en plus distribuée sur une multitude de localisations (bureau, maison, coworking, etc). Qui se trouve où et quand ? Comment s’assurer que les équipes se voient ? Comment garantir que la capacité des bureaux n’est jamais dépassée ? Notre objectif est d’apporter les outils dont les entreprises ont besoin pour faire face à cette nouvelle organisation du travail.
— TÉLÉTRAVAIL VS PRÉSENTIEL, COMMENT BIEN ÉQUILIBRER LA SEMAINE DE SES COLLABORATEURS ?
Tout d’abord, nous observons que cet équilibre varie énormément d’une entreprise à l’autre. En fonction de sa taille, son secteur d’activité, sa culture, sa localisation, la politique de télétravail doit s’adapter aux spécificités de chacune des organisations.
De même, au sein même d’une entreprise, les besoins sont hétérogènes. Peut-on imaginer que la capacité à travailler à distance sera la même pour des collaborateurs de fonctions (IT, ventes, RH, etc), de séniorité ou même avec des situations personnelles différentes (enfants à charge, résidence éloignée, etc) ? Même si l’on observe une convergence autour de deux jours de télétravail par semaine, le défi est avant tout de personnaliser sa politique de télétravail à chaque groupe ou individu.
Pour cela les règles de gestion sont multiples : jours de présence imposés ou réservation des employés, système de flex office, zoning ou bureaux assignés. Notre conviction est que nous nous dirigeons vers des modes hybrides de gestion qui offriront un équilibre entre les contraintes du business, la flexibilité pour les employés et les limites de capacité des bureaux.
— LE TÉLÉTRAVAIL BOUSCULE LA CONSOMMATION DE L’IMMOBILIER TERTIAIRE, CONCRÈTEMENT QU’EST-CE QUE ÇA CHANGE SELON TOI ?
La COVID-19 a accéléré une tendance déjà initiée de flexibilisation de la consommation de l’immobilier et remet en cause de plus en plus le modèle de bail 3-6-9. Plus que jamais, les entreprises doivent pouvoir adapter à la fois dans le temps et l’espace leur lieu de travail à leur organisation, et non pas l’inverse.
La nouveauté, selon moi, réside dans la prise de conscience que le travail peut être effectué dans une multitude de lieux de travail et qu’à chaque tâche correspond son espace de travail. Demain nous irons au bureau pour rencontrer des collaborateurs, à la maison pour rédiger un rapport et dans un coworking au centre ville pour rencontrer des clients. L’ensemble des ces espaces constitueront les bureaux de demain.
Cela ne signifie pas pour autant la disparition des bureaux. Néanmoins, mis en concurrence avec d’autres espaces de travail, le bureau va devoir se réinventer et se concentrer sur sa réelle valeur ajoutée. Le bureau doit offrir à ses collaborateurs ce que les autres espaces ne peuvent leur offrir. Il deviendra ainsi avant tout un lieu de collaboration, de créativité et de socialisation. Les espaces individuels (desks) laisseront progressivement place à des espaces communs dédiés à ces activités (salles communes, salles de réunion ou workshop, salle de gym, cafétéria, etc).
— QUELLES SONT LES SOLUTIONS POUR PERMETTRE AUX ENTREPRISES DE MIEUX S’ADAPTER À CE CONTEXTE ?
Le plus important pour les entreprises est bien sûr de repenser leur mode d’organisation et de management. Un des effets les plus marquants est l’obligation de transitionner vers une culture de la confiance. Cela veut dire plus d’autonomie pour les collaborateurs dont la performance sera jugée sur l’impact et le résultat plutôt que sur la présence et la visibilité.
Par ailleurs, il faudra s’assurer que les collaborateurs peuvent réaliser leur travail dans de bonnes conditions en dehors du bureau en équipant les maisons avec du matériel adapté. Les managers devront aussi revoir leur mode d’interaction avec des points plus réguliers avec leurs équipes et une attention démultipliée pour les individus montrant des signes d’isolation. Enfin, le retour en force de la culture de l’écriture permettant une gestion “asynchrone” des projets.
Face à ces transformations les entreprises sont pour la plupart en train de renforcer leurs outils de communication, collaboration, sécurité (Google, Zoom, Teams, etc). Mais d’autres solutions font leur apparition pour faire face à ces nouveaux défis. En voici quelques exemples dans les domaines du management (Popwork), du real estate (SnapDesk), onboarding (Workelo), et bien sûr de la gestion du télétravail (Semana).
— ENFIN, UN PETIT CONSEIL POUR GARDER SES COLLABORATEURS MOTIVÉS ET ENGAGÉS À DISTANCE ?
Une bonne pratique que l’on a pu observer chez nos partenaires est la mise en place de rituels. Cela consiste à instaurer des habitudes d’interactions régulières dans les équipes mais aussi entre les employés et leur manager ou entre des collaborateurs de toute l’organisation qui peuvent se retrouver autour de projets, d’intérêts communs ou de manière complètement aléatoire.
Interview de Albert Reynaud, Fondateur de Semana menée par DW*.
